Plan archiwizacji książki i materiałów źródłowych.

Praktyczny plan porządkowania, zabezpieczania i długoterminowego przechowywania książki genealogicznej oraz materiałów źródłowych.

✦ ❦ ✦

Warsztat rodzinnej pamięci

Plan archiwizacji książki i materiałów źródłowych

Inwentarz, kopie zapasowe, integralność plików i ciągłość archiwum

Tytuł książki / projektu

Osoba odpowiedzialna

Data przeglądu

Wersja planu

Główna lokalizacja archiwum

Lokalizacje kopii zapasowych

Zasada podstawowa: zachowuj oryginały bez zmian, oddzielaj je od kopii roboczych i regularnie sprawdzaj, czy da się odtworzyć dane. Nie wpisuj do tego formularza haseł ani tajnych kluczy. Samo zaznaczenie punktu oznacza wykonanie kontroli, nie gwarantuje trwałości nośnika.

Wykonano 0 punktów.

I. Inwentaryzacja i identyfikatory

Spis materiałów i powiązania z książką

Utworzono pełny wykaz plików i dokumentówUwzględniono tekst książki, zdjęcia, skany, nagrania, notatki, drzewa i korespondencję. Nadano materiałom trwałe identyfikatoryIdentyfikatory są unikalne i używane w podpisach, przypisach oraz katalogach. Zapisano źródło, datę pozyskania i opis każdego materiałuMetadane pozwalają ustalić pochodzenie pliku bez polegania na pamięci. Powiązano materiały z rozdziałami i osobamiZapisano odnośniki do rozdziału, osoby, miejsca lub wydarzenia, którego dotyczy materiał.

II. Struktura folderów i nazewnictwo

Jednolity układ archiwum

Ustalono stałą strukturę katalogówOddzielono oryginały, kopie robocze, pliki opracowane, publikację i dokumentację praw. Wprowadzono czytelny schemat nazw plikówNazwa zawiera identyfikator i opis; uniknięto nazw typu „ostateczny2”. Oddzielono oryginały od wersji po obróbceOryginały pozostają niezmienione, a edycje są zapisane jako osobne pliki. Zapisano instrukcję struktury i nazewnictwaInna osoba potrafi odnaleźć materiał bez dodatkowych wyjaśnień.

III. Kopie zapasowe i redundancja

Ochrona przed utratą danych

Wykonano co najmniej dwie kopie zapasoweKopie znajdują się na niezależnych nośnikach lub usługach. Jedna kopia jest przechowywana poza główną lokalizacjąPożar, kradzież lub awaria jednego miejsca nie niszczy wszystkich kopii. Ustalono harmonogram kopii zapasowychZapisano częstotliwość, odpowiedzialną osobę i sposób potwierdzania wykonania. Przetestowano odtworzenie plików z kopiiSprawdzono praktycznie, czy kopia jest czytelna i kompletna.

IV. Integralność i formaty plików

Długoterminowa czytelność

Zachowano pliki źródłowe w najwyższej dostępnej jakościNie zastąpiono oryginałów skompresowanymi wersjami do publikacji. Wybrano trwałe, szeroko obsługiwane formaty archiwalneRozważono m.in. PDF/A dla dokumentów, TIFF lub PNG dla obrazów oraz WAV dla nagrań, gdy pasują do materiału. Zapisano sumy kontrolne lub inny sposób wykrywania zmianDla ważnych plików można sprawdzić, czy nie zostały uszkodzone lub zmienione. Sprawdzono kompletność plików po kopiowaniuPorównano liczbę plików, rozmiary lub sumy kontrolne.

V. Dokumentacja źródeł, praw i zgód

Powiązanie dokumentów z materiałami

Zarchiwizowano opisy źródeł i sygnatury archiwalneZapisano instytucję, zespół, sygnaturę, stronę lub numer aktu. Zachowano kopie zgód, licencji i korespondencjiDokumenty mają identyfikatory powiązane z materiałem, którego dotyczą. Zapisano ograniczenia dostępu i terminy ponownej ocenyWiadomo, których plików nie wolno udostępniać publicznie i dlaczego. Oddzielono dane prywatne od pakietu do udostępnieniaKopia przeznaczona dla rodziny lub odbiorców nie ujawnia niepotrzebnych danych.

VI. Wersje książki i pakiet wydawniczy

Możliwość odtworzenia konkretnego wydania

Zachowano edytowalne pliki książki i użyte zasobyZapisano pliki źródłowe, fonty/licencje, grafiki oraz ustawienia składu, jeśli można je legalnie przechowywać. Każde wydanie ma numer wersji i datęMożna rozpoznać pliki, które faktycznie trafiły do druku lub publikacji. Zachowano końcowy PDF i próbny wydruk lub korektęDokumentacja pozwala porównać finalny skład z zatwierdzoną wersją. Utworzono manifest zawartości pakietu wydawniczegoLista opisuje pliki, formaty, rozmiary, wersję i datę przygotowania.

VII. Dostęp, bezpieczeństwo i ciągłość

Kontrola nad archiwum

Ograniczono dostęp do plików wrażliwychDostęp mają tylko osoby, które go potrzebują. Zabezpieczono konta i nośnikiStosowane są silne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie lub bezpieczne przechowywanie, zależnie od ryzyka. Wyznaczono osobę odpowiedzialną i zastępstwoWiadomo, kto utrzymuje kopie i gdzie znajduje się instrukcja. Ustalono cykliczny przegląd archiwumSprawdza się nośniki, dostępność formatów, linki, uprawnienia i możliwość odtworzenia.

VIII. Rejestr archiwum i działania

Częstotliwość kopiiDo ustaleniaPo każdej większej zmianieCodziennieCo tydzieńCo miesiąc

Data ostatniego testu odtworzenia

Formaty i narzędzia

Następny przegląd

Otwarte zadania, ryzyka i decyzje

Wykonano 0 z 28 punktów. Uzupełnij plan i zapisz kopię poza stroną Bloggera.

Warsztat rodzinnej pamięci · Plan archiwizacji

❦

Wskazówka: przechowuj kopie na niezależnych nośnikach, w tym jedną poza główną lokalizacją. Okresowo testuj odtwarzanie i aktualizuj plan, gdy zmienia się struktura archiwum.

Poszukiwania przodków